Quy Trình Iso Mẫu

Quy trình tuyển dụng nhân sự là một chuỗi các hoạt động được thực hiện xuyên suốt từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng đến bước giới thiệu nhân viên mới. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên phù hợp và góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, 1Office sẽ cùng tìm hiểu về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO và những lưu ý xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả.

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một quy trình tuyển dụng hiệu quả, khoa học và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Quy trình này bao gồm 6 bước chính, cụ thể như sau:

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Bước này bao gồm các công việc sau:

Doanh nghiệp cần thông báo tuyển dụng để thu hút ứng viên. Một thông báo tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả cần rõ ràng, đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, quyền lợi của ứng viên,…

Một số phương tiện truyền thông dễ dàng tiếp cận và thu hút ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp có thể tham khảo như: các trang mạng xã hội Facebook, LinkedIn, các trang web tuyển dụng như: Top CV, CareerBuilder, Vietnamworks hoặc website chính thức của doanh nghiệp,…

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự là một mô hình tổng quát thể hiện các bước và hoạt động chính trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng đầy đủ sẽ bao gồm các bước sau:

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình

Với những doanh nghiệp muốn được chứng nhận ISO thì việc xây dựng và áp dụng quy trình được xem như yếu tố bắt buộc. Về vận hành, mỗi doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều cá nhân với sự khác biệt về kỹ năng, trình độ và kiến thức do đó nếu không được hoạch định thì mỗi người sẽ làm việc khác nhau, không đồng đều và rất khó kiểm soát cũng như kết hợp giữa các quá trình hay công đoạn. Việc xây dựng và áp dụng quy trình sẽ giúp người lao động và các bộ phận biết được phải tiến hành công việc nào, làm như thế nào, bao giờ và kết quả cần đạt được ra sao.

Tham khảo: vì sao cần làm việc theo quy trình Một số lợi ích điển hình khi áp dụng ISO như:

Tham khảo: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

Quy chế tuyển dụng nhân sự là văn bản quy định về nguyên tắc, quy trình, hồ sơ, thủ tục và trách nhiệm của các bên liên quan trong hoạt động tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Việc ban hành quy chế tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức các hoạt động tuyển dụng một cách khoa học, hiệu quả. Đồng thời đảm bảo tính công khai, minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật cũng như đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Tải miễn phí: [1Office] Trọn bộ 20+ biểu mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự

Dưới đây là mẫu ban hành quy chế tuyển dụng nhân sự của công ty:

Chú ý về việc thay đổi hoặc cập nhật quy trình

Với trường hợp thay đổi hay cập nhật quy trình thì cần có thông báo rõ ràng và kịp thời cho các thành viên có liên quan. Để tránh sự bất đồng bộ quy trình và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng

Dựa trên kết quả, thái độ và sự nỗ lực của ứng viên trong quá trình thử việc, doanh nghiệp sẽ ra quyết định tuyển dụng trúng tuyển hoặc ngừng hợp tác. Nếu nhân viên đậu thử việc, nhà tuyển dụng cần gửi thông báo qua Email và tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức, trong đó nêu rõ quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi bên.

Ngược lại, nếu ứng viên đó không qua quá trình thử việc, doanh nghiệp nên gửi email cảm ơn và thông báo lý do không phù hợp.

Xác định bối cảnh tổ chức và yêu cầu của các bên quan tâm

Xác định bối cảnh tổ chức bao gồm:

Xác định yêu cầu của các bên quan tâm bao gồm:

Việc xác định các yêu cầu của các bên quan tâm giúp doanh nghiệp xác định phạm vi hệ thống quản lý chất lượng, các quá trình và sự tương tác giữa các quá trình.

Với mỗi quá trình, cần tiến hành xem sét những yếu tố có thể ảnh hưởng tới việc đạt kết quả như dự định. Điều này bao gồm cả những ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực.

Doanh nghiệp có thể tiến hành thu thập thông tin theo phương pháp 5W1H như sau:

Một quy trình ISO sẽ có cấu trúc như sau:

Ban ISO chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo quy trình. Việc viết quy trình cần đảm bảo:

Sau khi được viết, quy trình cần được xem xét, góp ý của các bộ phận có liên quan. Bước cuối cùng trước khi quy trình có hiệu lực và ban hành áp dụng trong toàn hệ thống đó là được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo cao nhất.

Sau khi được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt, quy trình sẽ được ban hành chính thức. Để quá trình ban hành được hiệu quả, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo nội bộ về quy trình mới cho các thành viên có liên quan. Việc triển khai đào tạo nội bộ về quy trình sẽ đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu biết về quy trình, nắm được trách nhiệm và quyền hạn của mình.

Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ của ứng viên từ các kênh tuyển dụng đồng thời tiến hành phân loại, sắp xếp và sàng lọc CV dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã đề ra.

Tiêu chí tuyển dụng là những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra đối với ứng viên để đánh giá xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Các tiêu chí tuyển dụng thường được chia thành 3 nhóm chính:

Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự để hai bên có cơ hội trao đổi trực tiếp và giải đáp những thắc mắc về công việc. Vì thế doanh nghiệp cần phỏng vấn ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách và thái độ của họ.

Một số hình thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo như phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua video, phỏng vấn nhóm,… Tùy thuộc vào vị trí công việc và mục đích của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức phù hợp.

Ngoài ra, để quá trình phỏng vấn hiệu quả và chính xác nhất, nhà tuyển dụng nên sử dụng phiếu đánh giá phỏng vấn để có thể nhìn lại quá trình phỏng vấn và chọn lựa được ứng viên phù hợp nhất.

Thử việc là thời gian để ứng viên và doanh nghiệp tìm hiểu nhau. Thông thường, thời gian thử việc ở các doanh nghiệp Việt sẽ diễn ra từ 1 đến 2 tháng. Doanh nghiệp cần đánh giá ứng viên trong thời gian thử việc để đảm bảo ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển.

Quy trình tuyển dụng nội bộ

Quy trình tuyển dụng nội bộ là quá trình tuyển dụng nhân sự từ nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ ưu tiên tuyển dụng nhân viên từ nội bộ trước khi tuyển dụng nhân viên từ bên ngoài.

Ưu điểm của quy trình tuyển dụng nội bộ:

Nhược điểm của quy trình tuyển dụng nội bộ:

Quy trình tuyển dụng bên ngoài

Đây là quá trình tuyển dụng nhân sự từ nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tìm kiếm và thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm: website tuyển dụng, các trang mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,…

Ưu điểm của quy trình tuyển dụng bên ngoài:

Nhược điểm của quy trình tuyển dụng bên ngoài:

Trưởng phòng nhân sự cần lựa chọn quy trình tuyển dụng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình. Nếu doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự cấp cao hoặc nhân viên có chuyên môn cao thì nên ưu tiên nguồn tuyển dụng từ bên ngoài. Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn nâng cao tinh thần và sự gắn bó của nhân viên, doanh nghiệp nên ưu tiên nguồn tuyển dụng từ nội bộ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả hai phương pháp tuyển dụng nội bộ và bên ngoài để tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng.